How to Write Company Profile

How to Write Company Profile

회사 소개서 만들기

Company profile (회사 소개서) 는 회사를 소개할 목적으로 만들어진 문서입니다. 회사 소개서를 만드는 것은 중요한 비지니스 활동의 한 부분입니다.

1.목표 설정

회사 소개서 제작 목표를 설정하는 것은 매우 중요한 일입니다. 큰 의미없이 다른 회사들도 만드니까 우리도 만들어야 한다는 막연한 동기부여는 결과적으로 좋은 결과를 얻기 어렵고, 성의없는 회사 소개서는 차라리 없는 것이 나을 때가 많습니다. 회사 소개서가 주는 큰 의미는 회사 소개서 제작을 통해 회사의 현 위치를 파악하고, 기업 활동을 정리하면서 앞으로의 회사의 빅 플랜을 설정할 수 있는 것입니다.

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예>회사 소개서 제작 목표

• 회사의 현 위치를 파악한다.
• 회사의 미래 목표를 가늠한다.
• 투자자들에게 기업의 비전을 제시한다.
• 더 많은 고객를 확보한다.
• 회사 이미지를 향상시킨다.
• 직원들로 하여금 회사 비지니스 활동을 이해시킨다.

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2. 타겟 고객

제작될 회사 소개서의 주요 독자가 누구일지 생각해봐야 합니다. 기업이 B2B (business to business) 형태의 사업을 하고 있다면, 주요 독자는 관련 분야의 전문가일 확률이 높습니다. 이 경우, 주저리 주저리 설명하는 서술형의 형태보다는 빠른 시간에 기업의 정보를 전달할 수 있는 간략함과 전문성이 필요합니다. 그러나 B2C (business to customer) 형태라면, 좀더 쉬운 방식을 채택해야 합니다. 투자자가 주요 독자라면 기업이 갖고 있는 잠재력이나 경영 투명성 등을 어필하는 것도 방법이 되겠습니다.

3. 자료 수집

회사에 대한 자료를 수집합니다. 기업에 관한 역사, 기업의 주력 사업, 기업의 장점, 단점, 마켓 쉐어 등과 같은 관련 자료를 수집합니다. 경쟁 회사의 벤치마킹도 물론 포함되어야 합니다. 이런 자료 수집의 과정을 통해서 기업의 약점을 파악하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 우리 회사는 경쟁사에 비하여 이런 부분이 부족하지만, 이런 부분은 훨씬 경쟁 우위에 있다라는 인지하게 되면, 경쟁 우위의 포인트를 강조하고, 약점을 방어하는 방향으로 제작해야 합니다.

4. 키포인트 설정

목표 설정, 타겟 고객 설정, 자료의 수집을 통해서 기업의 키 비지니스 포인트를 찾아야 합니다. 예를 들어, 현재 기업의 최대 매출액에 해당하는 비지니스 활동과 이 활동을 가능케하는 기술, 인력, 설비 등을 들어내는 것입니다. 또는 매출이 적더라도, 기업에서 가장 많이 투자하고 있는 분야 등입니다. 흔히 실수하는 점이 회사 소개서를 제품 판매를 위한 긴 제품 리스트 (카탈로그) 로 만들어 버리는 것입니다. 회사 소개서는 최단의 시간에 독자가 지루함을 느끼지 않게 원하는 기업의 정보를 전달하는 것이 핵심입니다.

5. 구성

회사 소개서가 길어질 경우 차례를 넣거나, 단락별로 페이지를 구분하는 등의 독자가 원하는 정보를 찾기 쉽도록 해야합니다. 기업 소개에 필요한 연혁, 조직 형태, 기업의 성취와 평판, 주요한 기술, 제품, 서비스 요약 등 기업을 어필할 수 있도록 구성하면 되겠습니다. 다시 말하면, 회사 소개서 제작의 목적에 맞게 수집한 자료를 이용하여 타겟 독자에 맞는 난의도와 선호도로 키 포인트를 효과적으로 구성하는 것입니다.

6. 디자인

기업의 전문성, 창의성, 열의를 보일 수 있도록, 독자들의 관심을 계속해서 끌어낼 수 있도록, 읽기 쉽고, 이해하기 쉽도록, 중요 포인트는 강조하고, 내용을 잘 들어낼 수 있도록 해야합니다. 신뢰가 필요한 기업의 경우 차분하게 디자인하는 것이, 엔터테이닝 요소가 있는 서비스를 제공하는 기업의 경우는 조금은 자유스럽게 디자인하는 것도 좋습니다.

* 좋은 회사 소개서의 요건

1) 간략성
가장 중요한 점은 포인트를 잃지 않고 간략하게 구성하는 것입니다. 회사 소개서의 가장 큰 목적은 기업 운영의 주요한 요소를 가장 긍정적인 방법으로 효과적으로 제공하는 것입니다. 회사 소개서는 짧은 시간에 독자가 필요한 기업의 정보를 전달할 수 있어야만 합니다.

2) 창의성
우리는 정보의 홍수 속에 살고 있습니다. 광고, 인터넷, 활자, 싸인 등 끊임없는 정보가 전달되고 있습니다. 그런 의미에서 회사 소개서는 창의적인 방법으로 제공되어야 합니다. 독자나 잠재 고객의 주의를 끌어들일 수 있는 어휘나 이미지 선택과 창의적인 디자인적 요소는 필수입니다.

3) 시대의 적절성
기업 활동은 시간에 따라 변화하고 발달합니다. 너무 오래된 기업 자료는 기업이 시대에 뒤쳐져 있다는 인상을 줄 수 있습니다. 가능한한 최신에 맞도록 업데이트되어야 합니다. 요즘 대부분의 회사 소개서는 파일의 형태로 제작되어 이메일로 전송되거나 홈페이지를 통해 다운로드 받는 경우가 많아 예전만큼 많은 양의 인쇄물이 필요하지 않습니다. 이런 경우 디지털 인쇄를 이용하여 시기마다 타겟 고객에 맞추어 수정하여 소량 인쇄하여 사용하는 것도 방법입니다.

4) 정확성
회사 소개서는 전체적으로 정확한 정보를 전달해야 합니다. 독자는 제공받은 정보를 확인하려는 성향이 있습니다. 단락 순서, 사진자료의 설명, 전문 자료의 신뢰성에 신경을 써야 합니다. 내용의 오류나 내용, 문법, 맞춤법의 오류로 인해 기업의 전문성이 훼손되서는 안됩니다.

* 회사 소개서의 흔한 문제점

1) 파워포인트의 사용
쉽게 문자, 이미지 등의 배열이 가능하기 때문에 많은 사람들이 파워포인트를 이용하여 회사 소개서를 만들고 있습니다. 가장 큰 문제는 템플릿의 사용입니다. 템플릿을 이용하기 때문에 많은 수의 회사 소개서는 비슷한 모양을 갖습니다. 물론 내용은 다르겠지만, 비슷한 백그라운드에 비슷한 폰트들은 독자에게 또 하나의 똑같은 회사구나라는 생각을 들게 만들 수 있습니다. 파워포인트를 사용하여 회사 소개서를 만든다면 최대한 템플릿 사용을 절제하고, 백그라운드, 레이아웃, 폰트 종류나 폰트 사이즈에 신경을 써야 할 것입니다.

2) 회사 소개서 = 포트폴리오, 카탈로그
회사 소개서를 포트폴리오나 카탈로그라고 생각하는 분들이 많은가 봅니다. 독자들이 알고 싶어하는 기업 정보는 별로 없고, 엄청나게 많은 사진이나 이미지만으로 이루어진 회사 소개서가 참 많습니다. 몇장의 사진은 회사를 이해하는데 엄청나게 많은 정보를 간단하게 제공할 수 있습니다. 그러나 유사한 수많은 사진들은 독자들의 집중력은 떨어지게 할 뿐입니다.

3) 오자, 탈자, 문법 오류
회사 소개서 내의 오자, 탈자, 문법 오류는 앞서 설명했던 것처럼 기업의 전문성에 의심이 갈 수 있습니다. 많은 시간을 어휘를 다듬고 교정보기에 할애해야 합니다. 특히, 한국식 영어, 영어 약자의 남용, 일본식 한국어, 영어의 한글 표기 등은 더욱 신경써야 합니다.